ניהול פרויקטים עם כוס תה וביסקויט

הפוסט הזה מיועד בעיקר ל Project Managers בעלי הומור בריטי 

(וגם למי שלוקח לו שעות להחליט מה מזמינים לארוחת צהריים במשרד..)

 ניהול פרויקטים הוא אומנות של איזון עדין. מצד אחד, אנחנו מתמודדים עם מורכבות טכנולוגית, תלות בין משימות ואתגרים בלתי צפויים. מצד שני, לפעמים דווקא הדברים הקטנים והטריוויאליים הם אלו שמסבכים אותנו.

בשנת 1958 יצא לאור "חוק פרקינסון" - ספר הומוריסטי למחצה שנכתב על ידי נורת'קוט פרקינסון. הספר, כפי שניתן לשער (במיוחד למי שראה את הסדרה "כן אדוני ראש הממשלה") מבוסס על ניסיונו העשיר של פרקינסון בשירות המדינה הבריטי. והוא מציע תובנות שנונות על ארגונים בירוקרטיים.

שני חוקים, שנוסחו לפני עשרות שנים רלוונטיים להפליא גם היום.

 1️⃣ החוק הראשון: ככל שהנושא יותר טריוויאלי, כך יגדלו המשאבים שיידרשו כדי לדון בו.

כולנו מכירים איך לוקח לנו שעות לקבל החלטה מה מזמינים לארוחת צהריים במשרד. לעומת זאת החלטות פרויקטיאליות ותקציביות הרות גורל מתקבלות במהירות.

 למה זה קורה? אולי כי קל יותר להביע דעה בנושאים פשוטים, בעוד נושאים מורכבים באמת מפחידים אותנו.

 2️⃣ החוק השני: מטלה תמיד תגרר עד לסוף זמן ההגשה שלה.

אני זוכר בתואר השני שלי, איך היום הכי עמוס בחדר המדפסות היה היום האחרון להגשה בסימסטר. איך חמש דקות לפני סגירת המזכירויות, עשרות סטודנטים, כמו במרתון רצו אחד ליד השני כדי להגיע עם סגירת הדלתות.

נראה שגם הפרויקטים שלנו תמיד מתארכים עד הדקה האחרונה, לא משנה כמה זמן הקצנו להם. זה קורה בגלל תכנון לא ריאלי, אבל גם בגלל הנטייה האנושית למלא את הזמן הפנוי בעבודה.

 אז איך מתמודדים?

  😉 מודעות עצמית: זיהוי הנטיות האלו אצלנו ואצל חברי הצוות הוא הצעד הראשון.

🖋 תכנון קפדני: הגדרת יעדים ברורים ומדידים (SMART) עם לוחות זמנים ריאליים.

 ⏳ ניהול זמן אפקטיבי: שימוש בכלים ושיטות שיעזרו לנו לעמוד בלוחות הזמנים.

 📣 תקשורת פתוחה: יצירת סביבה שבה אפשר לדבר על הקשיים והאתגרים.

ההומור בחוקי פרקינסון לא צריך להסתיר את המסר החשוב שלהם: ניהול פרויקטים מוצלח דורש לא רק מיומנויות טכניות, אלא גם הבנה עמוקה של ההתנהגות האנושית.